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Como organizar uma creche canina: caderno, Excel ou software

Uma creche ou um hotel canino vive de meia dúzia de listas: quem vem hoje, que vacinas estão a caducar, quem pode ir buscar cada cão, quantos dias restam no pacote. Este guia junta o que convém ter registado e compara as três formas mais comuns de o fazer, com as vantagens e os limites de cada uma.

Atualizado a 30 de setembro de 2026

O que convém ter registado

• Marcações e lotação. Quem vem em cada dia e quantos lugares sobram.
• A ficha de cada cão. O número do microchip, as vacinas com a data em que caducam, a medicação e a que horas se dá, as alergias, o que come, e como se dá com os outros cães.
• A ficha de cada dono. Os contactos, um contacto de emergência, o veterinário, e quem mais está autorizado a ir buscar o cão.
• Entradas e saídas. A que horas o cão chegou, a que horas saiu e quem o levou.
• Pagamentos e pacotes. O que está pago, o que falta pagar e quantos dias restam em cada pacote.
• Incidentes. Uma zanga entre cães, uma ferida, um cão que não comeu. Com a data, a hora e quem estava.

Parte disto não é só boa organização. A lei pede às creches e hotéis caninos que registem as entradas, as saídas e as ocorrências, e que guardem esse registo pelo menos um ano. Explicamos no guia sobre a licença.

Cinco perguntas a que tens de responder em segundos

Uma boa forma de avaliar como te organizas hoje é ver quanto tempo demoras a responder a isto:

1. Amanhã ainda há lugar para mais um cão?
2. Que vacinas caducam nas próximas duas semanas?
3. A pessoa que está à porta pode levar este cão?
4. Quantos dias restam no pacote da Luna?
5. Este cão toma alguma coisa à hora de almoço?

Se para alguma delas tens de folhear, abrir dois ficheiros ou ligar a alguém, é por aí que um dia corre mal.

Caderno ou agenda em papel

O que tem de bom: não custa nada, não precisa de bateria e toda a gente sabe usar.

Os limites:

• Não avisa. Uma vacina caduca e ninguém dá por isso até alguém folhear a ficha certa.
• Só existe num sítio. Se ficar na creche, não o consultas em casa. Se se perder ou molhar, perde-se tudo.
• Não se pesquisa. Saber que vacinas caducam este mês obriga a ler as fichas todas.

Serve bem com poucos cães e uma só pessoa a gerir.

Excel ou Google Sheets

O que tem de bom: é grátis ou quase, ordena e pesquisa, e dá para partilhar com quem trabalha contigo.

Os limites:

• Não avisa sozinho. Dá para pintar de vermelho as vacinas caducadas, mas tens de te lembrar de abrir a folha.
• No telemóvel é difícil de usar ao balcão, com um cão pela trela.
• Acaba em várias folhas: marcações numa, vacinas noutra, pagamentos noutra. Com o tempo, deixam de bater certo.
• Uma linha apagada ou uma fórmula partida passa despercebida.

Serve bem a quem já gosta de folhas de cálculo e tem uma equipa pequena.

Software de gestão para creches e hotéis caninos

O que tem de bom: junta tudo na mesma ficha, avisa sozinho (vacinas a caducar, dia cheio, pacote a acabar), funciona no telemóvel, e muitos mandam lembretes e notícias aos donos sem teres de lhes escrever.

Os limites:

• Custa dinheiro todos os meses.
• É preciso passar para lá o que já tens no caderno ou no Excel.
• Ficas a depender de um fornecedor. Por isso, confirma onde ficam os dados e se os consegues levar contigo se um dia saíres.

Serve bem quando o número de cães, ou de pessoas a trabalhar, já não cabe na cabeça de uma só pessoa.

O que perguntar antes de escolher um software

• Funciona bem no telemóvel?
• Os dados ficam guardados na União Europeia? Consigo levá-los comigo se sair?
• Há fidelização, ou posso cancelar quando quiser?
• Quem me ajuda a passar o que já tenho?
• Os donos têm de instalar alguma coisa?
• Está em português de Portugal, e há alguém a quem ligar se correr mal?

Em resumo

Não há uma resposta certa para todas as creches. Com poucos cães, um caderno bem mantido chega. Quando começas a esquecer vacinas, a contar os dias dos pacotes de cabeça ou a responder a donos no WhatsApp a meio do dia, vale a pena mudar.

Outro guia: Licença para creche ou hotel canino em Portugal